ایمیل های خود را به طور منظم در طول روز بررسی کنید تا صندوق ورودی ایمیل خود را در سطح قابل کنترل نگه دارید.

با این حال ، وقفه ها و حواس پرتی های مداوم حضور در یک کار چند وظیفه ای می تواند بهره وری شما را بسیار کاهش دهد و توانایی شما را برای قرار گرفتن در یک وضعیت “خلسه” هنگام کار در پروژه های ارزشمند محدود کند.

یک استراتژی که می توانید استفاده کنید این است که صندوق ورودی خود را در ساعات مشخصی از روز که تعیین می کنید بررسی کنید. به عنوان مثال ، می توانید صبح ، قبل از ناهار یا پایان روز وقت بگذارید.

همچنین می توانید از ویژگی های نرم افزار ایمیل برای “دریافت” پیام در زمان های خاص استفاده کنید تا در هنگام انجام کارهای دیگر ، با دریافت به موقع پیام ها منحرف نشوید. اگر نمی توانید از این نرم افزارها استفاده کنید ، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری را (براساس دریافت ایمیل) غیرفعال کنید.

می توانید ایمیل ها را بخوانید و پس از یک دوره طولانی کار متمرکز ، یا در زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین زمان است ، ایمیل ها را بخوانید و به آنها پاسخ دهید. مقاله ما با عنوان “صبح چه باید کرد؟” به شما کمک می کند در چه ساعتی از روز کمترین انرژی را داشته باشید تا بتوانید برنامه خود را به درستی مدیریت کنید.

اگر نگران واکنش همکاران ، رئیس یا مشتریان خود هستید ، مبادا آنها از تأخیر در دریافت پاسخ شما ناراحت یا گیج شوند ، برای آنها توضیح دهید که ساعات خاصی از روز به بررسی ایمیل ها اختصاص دارد و آنها می توانند اگر درخواست آنها فوری است با شما تماس بگیریم. با پیام فوری تماس بگیرید یا از آن استفاده کنید.

بدیهی است که در بعضی از مشاغل ، شما باید مرتباً صندوق ورودی خود را بررسی کنید. به خصوص اگر تجارت شما از ایمیل به عنوان اصلی ترین ابزار ارتباطی استفاده می کند. در این موارد ، بر اساس تشخیص و شرایط خود از این راهکارها استفاده کنید.

اگر خواندن و پاسخ به ایمیل کمتر از دو دقیقه طول می کشد ، ابتدا “قانون دو دقیقه ای” را امتحان کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن ، نویسنده کتاب Getting Things Done ساخته شده است.) این به این معنی است که بلافاصله به ایمیل پاسخ دهید ، حتی اگر این یک اولویت بالا نباشد. ایده ای که در پشت این وجود دارد این است که اگر پردازش ایمیل به کمتر از دو دقیقه زمان نیاز دارد ، به جای خواندن ایمیل و به تعویق انداختن پاسخ دادن به آن ، بهتر است بلافاصله پس از مطالعه به ایمیل پاسخ دهید. دادن.

برای ایمیل هایی که خواندن و پاسخ دادن آنها بیش از دو دقیقه طول می کشد ، تاریخی را در تقویم خود تعیین کنید یا آنها را به لیست کارهای خود اضافه کنید تا در زمان مناسب رسیدگی شود. اکثر برنامه های ایمیل گزینه هایی دارند که می توانید از آنها برای علامت گذاری ایمیل هایی که باید به آنها پاسخ داده شود یا با نمادهایی از قبیل ستاره رفتار می کنند استفاده کنید. بنابراین هر زمان که می توانید از این ابزار مفید استفاده کنید.

نکته:
بسیاری از ما ایمیل هایی را از شرکت یا اعضای تیم دریافت می کنیم که کاملاً اطلاعاتی هستند. اگر نام شما در بخش CC ذکر شده باشد (و در قسمت To نیست) ، ممکن است ایمیل فقط برای اطلاع باشد. این ایمیل ها را در یک پوشه جداگانه قرار دهید تا بعداً بتوانید آنها را بخوانید.

ایمیل ها را مرتب کنید
آیا می توانید صندوق ورودی ایمیل خود را خالی تصور کنید؟ این ایده باورنکردنی است! داشتن صندوق پستی خالی غیرممکن به نظر می رسد. اما خصوصی نگه داشتن صندوق ورودی شما غیرممکن است و به ما کمک می کند تا سازمان یافته بمانیم و استرس را از بین ببریم.

برای شروع مدیریت ایمیل های خود ، یک سیستم بایگانی ساده ایجاد کنید. از دسته های جامع استفاده کنید ، مانند: لیست کارها ، لیست کارها ، مرجع ، بایگانی. اگر می توانید وظایف خود را مطابق این دسته ها ، به ویژه در “لیست کارها” و “لیست کارها” حرکت دهید ، بنابراین این لیست ها غیررسمی مانند “لیست کارها” به نظر می رسند.

اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کافی نیست ، می توانید تعداد پوشه ها را افزایش دهید یا از سیستم پیچیده تری کمک بگیرید. به عنوان مثال ، می توانید برای هر پروژه ای که کار می کنید پوشه ای ایجاد کنید یا مجموعه ای از پوشه ها را برای هر مشتری یا فروشنده ایجاد کنید.

مزیت تنظیم ایمیل با ایجاد این پوشه ها این است که یافتن ایمیل های گذشته را آسان تر می کند. به جای جستجوی کل سیستم ، می توانید به یک پوشه مخصوص آن ایمیل بروید.